2 Teknik Saya Guna Untuk Selesaikan Segala Urusan

 Tiap-Tiap hari konsisten guna 2 teknik ni, menjadikan hidup saya lebih jelas

Bila ada komitmen atau tanggungjawab, segala perkara berada atas kepala sendiri. Tidak kira yang masih belajar atau yang masih bekerja, bermula dari peringkat pelajar hingga ke dewasa. Masing- masing ada perkara yang perlu dilunaskan dalam kehidupan. Banyak perkara yang perlu dibuat, difikir, dan diingatkan dalam kepala.

Atas komitmen seseorang itu, dia lah pelajar, dia lah seorang anak, dia lah ibu, dia lah guru dan dia lah isteri. Itu belum lagi termasuk amanah jawatan yang diberikan. Maklumlah, lumrah kehidupan untuk kita tempuhi. Pengalaman saya sebagai seorang pelajar di universiti, memang boleh dikatakan perlu adanya keseimbangan dalam menguruskan kehidupan atau ‘School-Life Balance’.

Daripada itu, saya mula mencari solusi untuk mendapatkan keseimbangan dan menguruskan kehidupan dengan lebih efisien. Sehingga, saya bertemu suatu cara yang telah memberi impak positif secara keseluruhan. Pada awalnya, saya agak kurang jelas dan kurang tahu cara mengadaptasinya, namun lama-kelamaan ianya menjadi mudah kepada diri saya. Saya akan kongsikan cara yang betul dan mudah difahami.

Dua cara ini memerlukan sedikit masa untuk memberikan tumpuan sepenuhnya. Bergantung kepada individu tersebut. Kebiasaanya, saya akan mulai rutin ini seawal pagi. Memandangkan saya masih pelajar ketika itu, saya sediakan satu buku khas kecil untuk memudahkan rujukan bagi saya sehari-hari. Atau boleh juga menggunakan apa-apa sumber yang ada seperti telefon sebab hanya perlu catat dan senaraikan sahaja.

Cara pertama ini dikenali sebagai ‘ To-Do List’ dimana saya senaraikan semua perkara yang saya akan buat pada hari tersebut. Dari sekecil-kecil perkara atau rutin yang biasa dibuat hingga ke baharu yang tercipta. Dan saya lebih gemar untuk buat satu kotak kecil di bahagian tepi sebelum menulis. Ini lebih memudahkan untuk saya tick selepas perkara tersebut selesai dibuat.

Ini contoh 'To-Do List' yang dikemaskan menggunakan template. Biasanya memang saya catat di buku.

Saya akan menyenaraikan beberapa perkara dengan terperinci supaya ia memudahkan urusan dan fikiran. Sebagai contoh, jika saya hanya menulis “beli barang di 99speedmart”, apabila tiba di lokasi ada kemungkinan saya akan lupa apa yang hendak dibeli. Maka, lebih terperinci ditulis pada suatu perkara itu, lebih jelas tindakan yang akan saya buat. Saya juga memastikan pada kotak itu ditanda apabila tugasan tersebut selesai sepenuhnya dan tidak perlu difikirkan lagi.

Setiap To-Do List yang dibuat itu, memang saya akan catat tarikh di sebelah kanan atas bagi rujukan akan datang seperti yang ditunjukkan di dalam gambar. Mungkin juga saya tidak berkesempatan untuk menyelesaikan beberapa perkara pada hari itu dan akan bawa perkara tersebut pada esok harinya. Disebabkan itu, cara kedua perlu diaplikasikan bersama bagi mengelakkan kecuaian atau terlepas pandang pada perkara yang patut diutamakan dahulu.

Cara kedua ini dikenali sebagai ‘Urgent-Important Matrix’ atau juga ‘Eisenhower Matrix’. Dari semua perkara yang saya senaraikan dalam To-Do List itu, saya agihkannya ke dalam Urgent-Important Matrix. Dalam Urgent-Important Matrix ini, mengandungi 4 bahagian iaitu ‘urgent-important’, ‘not urgent-important’, ‘urgent-not important’ dan ‘not urgent-not important’.

Baik, saya akan terangkan secara ringkas dan padat bagi setiap bahagian. Kefahaman yang jelas pada cara kedua ini amat penting kerana ia bergantung kepada cara individu itu mengagihkannya dan berbeza mengikut keutamaan masing-masing.

Contoh setiap muka helaian buku khas yang saya buat menggunakan 'Urgent-Important Matrix'

Di setiap helaian muka surat, saya tulis tarikh mingguan pada bahagian atas seperti dalam gambar. Contohnya, jika 1 semester ada 16 minggu, jadi saya akan tuliskan 16 minggu itu pada setiap helaian muka surat. Saya akan bahagikan 4 bahagian dan pindahkan senarai perkara yang ditulis dalam To-Do List pada bahagian yang sepatutnya di dalam Urgent-Important Matrix. Tidak semua yang ditulis dalam To-Do List, saya akan pindahkan ke dalam Urgent-Important Matrix ini, bergantung kepada keadaan.

Penerangan setiap bahagian ‘Urgent-Important Matrix’ seperti berikut:

Konsepnya: Urgent= Masa, Important= Kesan

Urgent-Important Q1

Bahagian Q1 ini, saya letak perkara-perkara yang patut dilakukan dengan segera dan penting. Perkara yang saya tahu ia sebolehnya diutamakan berbanding dengan perkara yang lain. Dan jika perkara pada bahagian Q1 ini dilengahkan, sudah tentu memberikan kesan stress pada saya. Saya tidak ambil masa yang terlalu lama untuk selesaikan perkara di bahagian ini, memandangkan ada perkara-perkara lain yang perlu diambil kira juga. Sebagai contoh, saya catat "isi air masak sebelum masuk ke kelas". Ini kerana penting dan menjadi keutamaan untuk mengekalkan tenaga sepanjang hari.

Not Urgent-Important Q2

Bahagian Q2 ini adalah perkara-perkara yang penting, kesan bagi jangka masa panjang tapi tidak perlu segera untuk disiapkan. Kebiasaan, perkara yang perlu buat sikit-sikit tapi konsisten sehingga selesai. Walaupun bukan segera tapi kalau tidak dibuat ibarat tiada peningkatan dan perubahan dalam kehidupan. Contohnya, saya catat "buat revision topik 1 untuk subjek management" bagi persediaan kuiz yang akan datang. Maka, perkara tersebut berada di Q2 dan saya selesaikan sedikit demi sedikit, hari demi hari sehinggalah selesai.

Urgent-Not Important Q3

Bahagian Q3 ini adalah perkara-perkara yang segera tapi tidak penting untuk dilakukan. Perkara yang berada pada Q3 ini mungkin boleh diagihkan kepada orang lain bagi memudahkan urusan harian. Namun, mengikut kesesuaian dan kelapangan masing-masing. Sebagai contoh, saya catat "jumpa kawan untuk beri barang", namun bersilang dengan perkara yang lebih utama untuk didahulukan. Jadi pada ketika itu, perkara sedemikian berada pada Q3 memandangkan saya akan agih barang itu melalui bantuan kawan yang lain.

Not Urgent-Not Important Q4

Bahagian Q4 ini adalah perkara-perkara tidak segera dan tidak penting. Bahagian ini lebih kepada santai dan boleh ditumpukan selepas semua perkara dibahagian lain selesai dibuat. Disebabkan itu , saya tidak terlalu tumpukan masa yang banyak pada perkara bahagian Q4 ini untuk mengelakkan kerja tertangguh. Sebagai contoh, saya catat "lepak bersama kawan-kawan pada hujung minggu".

Perbezaan yang saya buat antara To-Do List dan Urgent-Important Matrix ini adalah To-Do List hanya fokuskan kepada perkara yang akan dibuat pada hari tersebut manakala Urgent-Important Matrix fokuskan kepada perkara keseluruhan secara mingguan yang akan saya lalui dan buat.

Saya akan pastikan untuk bawa ia bersama setiap hari dan semak semula perkara yang dicatat itu pada waktu yang diperlukan. Menjadi perkara biasa jika kadang-kadang mood malas untuk dibuat dan akan lari waktu dari apa yang dirancang. Cuma pastikan bijak dalam mengimbangi masa untuk setiap perkara tu.

Kehidupan dan setiap rutin individu adalah berbeza. Mungkin keutamaan saya dan keutamaan kamu tidak sama. Yang penting fahami konsep dan cara mengaplikasikan dua cara itu merupakan faktor utama perkongsian ini. Cara itu tidak hanya terhad dalam pengurusan belajar saja, boleh juga digunakan dalam kehidupan seharian. Kongsikan laman ini kepada rakan-rakan atau kenalan terdekat, jika ilmu ini bermanfaat. Terima kasih.